PHÒNG QUẢN TRỊ - HÀNH CHÍNH

CHỨC NĂNG VÀ NHIỆM VỤ CỦA PHÒNG QUẢN TRỊ - HÀNH CHÍNH

Lĩnh vực do phòng phụ trách gồm 03 mảng công tác:
1. Công tác tổ chức, cán bộ.
2. Công tác hành chính, quản trị.
3. Công tác tài chính - kế toán.
Viên chức quản lý 03: Trưởng phòng quản lý, điều hành chung kiêm phụ trách mảng tổ chức, cán bộ; 01 Phó trưởng phòng kiêm Kế toán trưởng phụ trách mảng tài chính - kế toán; 01 Phó trưởng phòng phụ trách mảng hành chính, quản trị
Chức năng, nhiệm vụ và quy trình quản lý cụ thể như sau:
I. CÔNG TÁC TỔ CHỨC, CÁN BỘ
1. Chức năng
Tham mưu cho Hiệu trưởng về công tác: tổ chức và cán bộ; thực hiện chế độ, chính sách đối với cán bộ, viên chức, người lao động; công tác bảo vệ chính trị nội bộ; công tác tổng hợp.
2. Nhiệm vụ, quy trình quản lý:
2.1. Tham mưu giúp Hiệu trưởng trong công tác xây dựng, kiện toàn bộ máy Nhà trường; tổng hợp, đề xuất và tổ chức thực hiện công tác cán bộ và quản lý viên chức; triển khai thực hiện các chế độ chính sách của Đảng và Nhà nước đối với viên chức, giảng viên, nhân viên khác trong nhà trường;
2.2. Nghiên cứu đề xuất tổ chức bộ máy; thành lập, giải thể, sáp nhập các bộ phận và xây dựng chức năng, nhiệm vụ, mối quan hệ công tác, cách thức làm việc của các đơn vị trong bộ máy nhà trường phù hợp từng giai đoạn;
2. 3. Triển khai công tác quy hoạch cán bộ nhằm đáp ứng nhu cầu phát triển Nhà trường;
2. 4. Xây dựng kế hoạch số lượng người làm việc, tuyển dụng viên chức, quy hoạch về cơ cấu đội ngũ cán bộ, viên chức. Lập kế hoạch đào tạo và bồi dưỡng cán bộ hàng năm;
2.5. Quản lý và cập nhật hồ sơ nhân sự, phối hợp nhận xét, đánh giá cán bộ, viên chức hàng năm. Cập nhật danh sách cán bộ, viên chức chuyển công tác và nghỉ hưu hàng năm, nâng lương; nâng ngạch; bổ nhiệm;
2.6. Quản lý viên chức, tuyển dụng, điều động, bổ nhiệm, miễn nhiệm; quản lý viên chức, nhân viên đi học, đi công tác ở nước ngoài theo đúng văn bản quy định của cấp có thẩm quyền;
2.7. Quản lý lao động, định mức làm việc, giám sát việc thực hiện chế độ làm việc, quy trình làm việc theo quy định; tham mưu nhận xét, đánh giá cán bộ, viên chức, lao động hàng năm;
2.8. Triển khai thực hiện đúng các quy định về chế độ, chính sách về lương, bảo hiểm, phụ cấp cho viên chức và các nhân viên khác;
2.9. Tổ chức thực hiện các công tác thi đua, khen thưởng, tham gia xây dựng các tiêu chuẩn thi đua; triển khai các phong trào thi đua và thực hiện các chế độ về thi đua, khen thưởng theo đúng quy định;
2.10. Tham mưu và phối hợp với các phòng chức năng tổ chức thực hiện các hoạt động sự kiện trong nhà trường;
2.11. Quản lý hồ sơ viên chức, các nhân viên khác theo đúng quy định. Định kỳ cập nhật thông tin cá nhân của viên chức theo đúng quy định;
2.12. Tư vấn và tham gia Hội đồng kỷ luật xử lý các viên chức, người lao động vi phạm nội quy, quy chế, quy định của Trường và Pháp luật của Nhà nước;
2.13. Tổ chức thực hiện công tác bảo vệ chính trị nội bộ, an ninh, trật tự, dân quân tự vệ trong Nhà trường;
2.14. Thực hiện đầy đủ, chính xác, kịp thời các báo cáo thường kỳ và đột xuất về công tác tổ chức - cán bộ, lao động tiền lương;
2.15. Tham gia các hoạt động đoàn thể và các nhiệm vụ khác khi được Hiệu trưởng giao.
II. CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH, QUẢN TRỊ:
1. Chức năng
Tham mưu cho Hiệu trưởng về công tác: hành chính - tổng hợp; công tác hành chính; văn thư, lưu trữ, lễ tân; công tác bảo vệ, an ninh trật tự, tài sản; phòng cháy, chữa cháy - cứu nạn cứu hộ của trường.
2. Nhiệm vụ, quy trình quản lý:
2.1. Là đầu mối, gắn kết và điều phối chung hoạt động của các đơn vị trong trường để triển khai thực hiện chương trình, kế hoạch công tác; trực tiếp truyền đạt các quyết định, chỉ thị, thông báo của Lãnh đạo trường đến các đơn vị và cá nhân trong toàn trường;
2.2. Đầu mối tiếp dân, công dân; tiếp nhận và trình xử lý các văn bản, giấy tờ theo nhu cầu của xã hội (bố trí cán bộ kiêm nhiệm, hoặc cán bộ chuyên trách, hoặc hình thành bộ phận một cửa);
2.3. Tập hợp và phân loại các tài liệu, thư từ, đơn tố cáo, khiếu nại, yêu cầu, đề nghị của các đơn vị, cá nhân trong, ngoài trường và chuyển đến địa chỉ cần thiết, phối hợp với bộ phận tổ chức cán bộ, các phòng chức năng và hệ thống thanh tra để điều tra, tìm hiểu tình hình, đề xuất ý kiến giải quyết trình Hiệu trưởng;
2.4. Phối hợp với các bộ phận chức năng quản lý, theo dõi, đôn đốc, việc thực hiện các chương trình, kế hoạch công tác và kết quả thực hiện nhiệm vụ của phòng, khoa trong Trường;
2.5. Xây dựng và tổ chức thực hiện nội quy, quy định đảm bảo nề nếp, kỷ cương, kỷ luật lao động trong Trường;
2.6. Đầu mối mua sắm, cấp phát vật tư, trang thiết bị, dụng cụ phục vụ làm việc, giảng dạy theo quy định hiện hành của Trường;
2.7. Chủ trì triển khai thực hiện các vấn đề nghiệp vụ liên quan đến công tác văn thư, công tác lưu trữ; kiểm tra thể thức và thủ tục trong việc ban hành văn bản hành chính của trường;
2.8. Bảo quản, sử dụng con dấu của nhà trường theo quy định của Pháp luật;
2.9. Cấp giấy công tác, giấy giới thiệu cho cán bộ, viên chức; cấp giấy phép, làm thẻ nhân viên;
2.10. Trực lễ tân và điện thoại. Chuẩn bị và phục vụ nước uống cho các cuộc họp, đón tiếp khách của lãnh đạo nhà trường;
2.11. Tìm kiếm, thực hiện các thủ tục đối với các hợp đồng kinh tế, hợp đồng dịch vụ của nhà trường;
2.12. Quản lý sổ sách toàn bộ tài sản nhà trường bao gồm: đất đai, nhà cửa, máy móc thiết bị, công cụ, dụng cụ. Có trách nhiệm lưu giữ các hồ sơ, giấy tờ có liên quan đến máy móc, thiết bị;
2.13. Phối hợp với bộ phận kế toán kiểm kê tài sản hàng năm theo định kỳ và kiểm kê đột xuất khi có yêu cầu; hoàn thiện dữ liệu tăng giảm tài sản, phối hợp với các phòng, khoa và bộ phận kế toán thanh lý tài sản hư hỏng, không còn sử dụng được. Tin học hóa quản lý tài sản tại đơn vị và từng bộ phận;
2.14. Quản lý, giữ gìn tài sản; quản lý sử dụng điện, nước, phòng cháy chữa cháy, an toàn - vệ sinh lao động;
2.15. Sửa chữa kịp thời khi có sự cố, lập kế hoạch và trình để sửa chữa lớn, duy tu bảo dưỡng các hạng mục, tài sản, thiết bị được giao quản lý;
2.16. Công tác tạp vụ: Vệ sinh sạch sẽ các phòng học, phòng làm việc của Lãnh đạo, phòng nghỉ giảng viên, khu vệ sinh và khu vực xung quanh Trường; phục vụ nước uống cho HSSV, CB - GV- NV và các buổi tiếp khách, các cuộc họp của Lãnh đạo Nhà trường;
2.17. Xe ô tô: Bảo quản, bảo dưỡng xe ô tô của nhà trường thường xuyên và định kỳ theo kế hoạch, luôn đảm bảo phục vụ xe đưa đón Lãnh đạo, bệnh nhân đúng giờ quy định và an toàn tuyệt đối;
2.18. Trực bảo vệ, an ninh trật tự của nhà trường 24/24 giờ;
2.19. Tham gia các hoạt động đoàn thể, các nhiệm vụ khác khi được Hiệu trưởng giao.
III. CÔNG TÁC TÀI CHÍNH - KẾ TOÁN
1. Chức năng
1.1. Tham mưu cho Hiệu trưởng về công tác tài chính - kế toán;
1.2. Chịu trách nhiệm tổ chức triển khai và quản lý công tác lập dự toán, quản lý, sử dụng các nguồn thu, chi của Nhà trường theo quy định hiện hành của Nhà nước.
2. Nhiệm vụ, quy trình quản lý:
2.1. Tham mưu giúp Hiệu trưởng quản lý công tác tài chính - kế toán, quản lý tài sản cố định, vốn ngân sách, vốn ngoài ngân sách và vốn tự có theo Luật ngân sách;
2.2. Xây dựng chiến lược, quy hoạch, kế hoạch dài hạn và kế hoạch hàng năm về đầu tư, tài chính của Nhà trường;
2.3. Tham mưu đề xuất đúng, đủ và quản lý tốt các nguồn thu;
2.4. Lập dự toán và theo dõi tiến độ, kết quả thu chi hàng tháng, hàng quý, hàng năm của toàn Trường;
2.5. Theo dõi, kiểm tra, hướng dẫn các bộ phận trong Trường chi tiêu theo đúng nguyên tắc, quy chế quy định;
2.6. Tham mưu các chế độ, chính sách tài chính trong nội bộ nhà trường theo thẩm quyền; định kỳ rà soát, tham mưu, bổ sung, sửa đổi Quy chế chi tiêu nội bộ phù hợp với điều kiện thực tiễn;
2.7. Thanh toán, quyết toán các khoản chi tiêu, làm lương và các chế độ phụ cấp cho cán bộ, giảng viên và học bổng học sinh, sinh viên;
2.8. Đối chiếu và thanh quyết toán chế độ bảo hiểm cho cán bộ, giảng viên, người lao động;
2.9. Giữ quỹ của Nhà trường;
2.10. Thực hiện các quy định về nộp thuế của nhà trường; thuế thu nhập cá nhân;
2.11. Tổ chức kiểm tra các khoản thu và việc chi tiêu các khoản tiền vốn, sử dụng vật tư, trang thiết bị và tài sản khác của tất cả các bộ phận khác trong trường;
2.12. Quản lý tài sản cố định, tổ chức kiểm kê đánh giá tài sản, thiết bị kỹ thuật theo quy định của Nhà nước;
2.13. Lập các sổ sách kế toán, quản lý hồ sơ, lý lịch các thiết bị, tài sản, cơ sở vật chất, các dự án của Trường theo thủ tục chế độ kế toán nhà nước quy định.
2.14. Đề xuất các giải pháp, theo dõi tổng hợp và chủ trì lập báo cáo đánh giá tình hình thực hiện chiến lược, quy hoạch dài hạn, kế hoạch hàng năm về đầu tư, tài chính của Nhà trường;
2.15. Công bố và cung cấp số liệu thống kê, các báo cáo kế toán, tài chính tháng, quý, năm của Nhà trường theo yêu cầu của Hiệu trưởng; thực hiện báo cáo kế toán, tài chính theo quy định của pháp luật;
2.16. Tổ chức lưu trữ các văn bản tài chính, chứng từ gốc sau khi thanh quyết toán theo quy định của Nhà nước;
2.17. Tham gia các hoạt động đoàn thể, các nhiệm vụ khác khi được Hiệu trưởng giao./.